Dans le cadre de son partenariat avec Microsoft, le Centre de Ressources de l’Emploi Accompagné propose une série de webinaires sur les outils numériques au service de l’inclusion.
Dans ce cinquième webinaire, Philippe Trotin (Directeur Inclusion et Accessibilité Numérique chez Microsoft France) a mis en lumière les fonctionnalités concrètes de Teams pour favoriser l’accessibilité numérique et l’inclusion en réunion et dans le travail d’équipe.

Ce webinaire a pour vocation de faire découvrir l’ensemble des fonctionnalités d’accessibilité disponibles dans Microsoft Teams pour :

Organiser des réunions accessibles et faciliter la participation de tous.
Optimiser les paramètres d’affichage, de sous-titrage et de transcription.
Mieux collaborer grâce à des fonctionnalités inclusives adaptées à différents profils de handicap.
Favoriser l’autonomie des participants, y compris en situation de handicap sensoriel, moteur, cognitif ou neurodéveloppemental.

🛠 Paramétrer Teams pour un usage accessible

🎨 Thèmes et apparence de l’interface

Les utilisateurs peuvent personnaliser l’apparence de Teams pour tenir compte de leurs besoins visuels :

Choix du thème clair, sombre ou contraste élevé.
Personnalisation des couleurs selon les préférences et besoins en contraste.
Paramètres synchronisables avec l’OS Windows (ex. : filtres de couleur, thèmes contrastés via Windows + U).

🔔 Notifications et concentration

Pour les personnes sujettes à la distraction (ex. TDAH) ou souhaitant éviter la surcharge cognitive :

Activation du mode concentration dans Windows pour bloquer les notifications pendant une période donnée.
Gestion fine des notifications Teams (type, lieu d’apparition, affichage ou non d’alertes en réunion).

🧏‍♀️ Paramètres d’accessibilité spécifiques

Teams propose des réglages adaptés aux personnes sourdes ou malentendantes :

Mode langue des signes : permet de définir un interprète LSF ou de signaler son besoin en tant que signataire. L’interprète est ainsi toujours visible pour les participants concernés.
Mode TTY : pour les utilisateurs de dispositifs spécialisés de communication textuelle.
Paramètres de sous-titrage :
- Activation automatique des sous-titres dans toutes les réunions.
- Possibilité de filtrer les mots choquants dans les sous-titres.
- Choix de la langue principale (indispensable pour garantir la qualité du sous-titrage).
- Affichage personnalisable (taille, couleur, emplacement haut/bas, retour arrière dans le texte).

💬 Accessibilité en réunion

🎙 Sous-titrage en direct

Accessible via le menu “Langues et voix” → “Afficher les sous-titres”.
Paramétrable en termes de taille, style et position.
Indispensable pour les personnes sourdes/malentendantes, mais aussi utile pour celles qui rejoignent en environnement bruyant.

✍️ Transcription automatique

Active dès le lancement de l’enregistrement de la réunion.
Permet de générer un fichier texte intégral des échanges.
Téléchargeable à la fin de la réunion, stocké avec la vidéo dans l’onglet “conversation”.

🤖 Synthèse avec IA (Copilot)

À partir du fichier de transcription, il est possible d'utiliser Copilot gratuit (via m365copilot.com) pour :
- Obtenir une synthèse automatique de la réunion.
- Identifier les actions attribuées à un participant.
- Clarifier une prise de parole ou retrouver un moment précis.
Avec Copilot Microsoft 365 Premium, on peut :
- Interroger l’IA directement pendant la réunion ("Que vient de dire X ?", "Qu’ai-je manqué ?").
- Afficher les sous-titres traduits en temps réel dans la langue de son choix (paramétrage individuel).
- Utiliser la fonction d’interprète vocal IA pour recevoir l’audio dans une autre langue, avec synthèse vocale.

🧑‍💻 Collaborer au quotidien avec Teams

🖱 Zoom et ergonomie

Fonction zoom localisé sur l’interface Teams (sans affecter l’ensemble de l’écran Windows).
Adapté aux personnes malvoyantes.

⌨️ Raccourcis clavier

Très utiles pour les personnes :
- Non voyantes (navigation sans souris).
- Dyspraxiques (meilleure précision au clavier).
Accès via Ctrl + . ou dans le menu d’aide.
Possibilité de manipuler l’ensemble de l’interface :
- Accéder aux sections (Ctrl + 1/2/3 pour activité, chat, calendrier…).
- Accepter/Refuser un appel, lever la main, couper le micro, etc.

L'ensemble des raccourcis claviers sont à retrouver ici, sur le site du support Microsoft.

🎤 Saisie vocale

Windows + H permet de dicter un message dans un chat Teams.
Outil précieux pour les personnes présentant des troubles moteurs ou des difficultés d’écriture.

🔎 Moteur de recherche et commandes rapides

Ctrl + E ouvre le champ de recherche.
Utilisation de /commandes :
- Changer de statut (/disponible, /occupé…).
- Démarrer une conversation, trouver un fichier, lancer une recherche YouTube, etc.

📊 PowerPoint Live pour des présentations inclusives

Permet de partager une présentation de manière interactive.
Chaque participant peut :
- Traduire les diapositives dans sa langue.
- Modifier le contraste, la taille d’affichage.
- Naviguer de façon autonome dans la présentation.
Idéal pour des réunions hybrides et pour s’adapter aux besoins sensoriels des participant·es.

🧠 Bonnes pratiques en réunion inclusive

Caméra activée/désactivée : à adapter selon les besoins (lecture labiale, surcharge sensorielle).
Encourager l’usage de la zone de chat pour poser des questions.
Utilisation des réactions Teams (👍 👎 ❤️ 😯 🙋‍♀️) pour faciliter les échanges non verbaux.
Prévoir la relecture ou synthèse post-réunion à l’aide de la transcription.

Pour aller plus loin

Prochaines dates annoncées :

9 octobre : webinaire Plateforme de l’inclusion et Dora.
14 octobre : Webinaire n°6 sur la neurodiversité.
4 novembre : webinaire métier PROMEA.
16 octobre : webinaire sur le cahier des charges de l’emploi accompagné (organisé par le CFEA).

👉 Tous les replays précédents (notamment sur PowerPoint ou sur les solutions RGIS) sont à retrouver sur le site du Centre de Ressources de l’Emploi Accompagné.

Webinaire Microsoft n°5 : TEAMS

Pièces jointes

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